TÜV SÜD's Compliance-Management-System ist auch bei TÜV Hessen die organisatorische Grundlage für die Einhaltung des geltenden Rechts.
Unsere Strategie zur Einhaltung von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten - Grundsatzerklärung gemäß § 6 Abs. 2 LkSG.
Die Achtung der Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards sowie der Schutz der Umwelt sind für TÜV SÜD und somit auch für seine Beteiligungsgesellschaft TÜV Hessen ein maßgeblicher Bestandteil verantwortungsvoller und nachhaltiger Unternehmensführung. Unternehmen tragen Verantwortung für eine nachhaltige Gestaltung von Wirtschaft, Umwelt und Gesellschaft. Für TÜV SÜD gilt dies in besonderer Weise, denn der gesellschaftliche Auftrag ist seit jeher fest in den Statuten von TÜV SÜD verankert. Bereits seit der Gründung vor mehr als 150 Jahren folgt der Unternehmenszweck von TÜV SÜD diesem Anspruch: Wir schützen Menschen, Umwelt und Sachgüter vor technischen Risiken. Wir sorgen dafür, dass die Risiken der jeweils neuesten Technologien minimiert werden, damit Innovationen aus Naturwissenschaft und Technik in der Gesellschaft Akzeptanz finden und ihre Wirkung zum Wohl von Mensch und Umwelt entfalten können. So begleiten und gestalten wir den technologischen Wandel und passen unsere Dienstleistungen immer wieder aufs Neue an mit dem Ziel, optimale Sicherheit zu gewährleisten und so unserem Auftrag jederzeit gerecht zu werden. Durch unsere Dienstleistungen tragen wir weltweit zu einer nachhaltigen Entwicklung bei.
TÜV SÜD ist ein global agierendes Unternehmen. In rund 50 Ländern der Welt sorgen mehr als 26.000 Beschäftigte für Sicherheit. Sie stammen aus über 100 Ländern mit verschiedenen Kulturen, sind unterschiedlich alt, haben unterschiedliche Lebensstile und bringen eine große Bandbreite an Fähigkeiten, Ansichten und Interessen mit – all das macht uns als Unternehmen stark und gibt uns zusätzliche Impulse bei der Entwicklung unserer Dienstleistungen. Ebenso vielfältig und international sind auch unsere Zulieferer. Uns ist bewusst, dass es insbesondere in international verzweigten Lieferketten zu Menschenrechtsverletzungen kommen kann. Für TÜV SÜD sind die Achtung der Menschenrechte, Arbeits- und Sozialstandards sowie der Schutz der Umwelt indes unbedingt einzuhalten, und zwar weltweit sowohl im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD als auch in unseren Lieferketten.
Wir lehnen ausdrücklich jedwede Form von Zwangs- und Kinderarbeit ab und setzen uns zudem insbesondere für das konsequente Vorgehen gegen jegliche Form von Diskriminierung sowie zur Beachtung der Vereinigungsfreiheit und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen, zur Gewährleistung fairer Beschäftigungsstandards, eines sicheren und gesunden Arbeitsumfeldes sowie einer marktkonformen, in jedem Fall aber existenzsichernden Entlohnung ein.
TÜV SÜD hat eine konzernweit einheitliche Strategie mit den nachfolgend in Ziffern 3.-8. beschriebenen Verfahren zur Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten im eigenen Geschäftsbereich und in den eigenen Lieferketten entwickelt. Sie gilt für alle Gesellschaften des TÜV SÜD Konzerns, an denen die TÜV SÜD AG direkt oder indirekt mehrheitlich beteiligt ist oder auf welche die TÜV SÜD AG auf andere Weise einen bestimmenden Einfluss ausübt. Auch für die Tochtergesellschaften der TÜV SÜD AG, die seit dem 01.01.2023 bzw. ab dem 01.01.2024 dem Anwendungsbereich des LkSG – ebenso wie die TÜV SÜD AG – unmittelbar selbst unterfallen, nämlich die TÜV SÜD Auto Service GmbH, die TÜV SÜD Industrie Service GmbH, die TÜV SÜD Product Service GmbH und die TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH gilt die einheitliche Konzernstrategie; die Strategie und die nachfolgend beschriebenen Verfahren sind konzernweit identisch.
1. Ergebnisse der bisherigen Risikoanalysen und diesbezügliche Maßnahmen
Durch die Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD und die Analyse der Risiken bei den unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD wurden die folgenden prioritären menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken identifiziert:
1.1. Vorrangige Risiken im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD und diesbezügliche Maßnahmen
Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD sind – angesichts der Geschäftsmodelle des TÜV SÜD als technischer Dienstleister mit einer überwiegenden Mehrheit an hoch ausgebildeten Mitarbeitenden – als generell gering einzustufen. Als vorrangige abstrakte Risiken wurden nichtsdestotrotz über die verschiedenen Länder hinweg Themen im Zusammenhang mit Diskriminierung und Fragen des Gesundheitsschutzes in Bezug auf Arbeitsüberlastung durch Arbeitsverdichtung oder Mehrarbeit identifiziert.
Hinsichtlich des Gesundheitsschutzes lässt sich überwiegend ein ausgeprägtes Problembewusstsein feststellen, das sich in bereits vorhandenen Maßnahmen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements sowie im verstärkten Fokus auf die verschiedenen Handlungsfelder rund um das Thema Personalplanung (u.a. Kompetenzmanagement, strategische Personalplanung, Rekrutierung) widerspiegelt. Im Oktober 2023 wurde zudem die Mental Health Initiative gestartet. Mit dieser neuen TÜV SÜD-weiten Kampagne wird die besondere Bedeutung sowohl der körperlichen als auch der geistigen Gesundheit für das allgemeine Wohlbefinden und insbesondere für die Widerstandsfähigkeit in Stresssituationen hervorgehoben.
Im Hinblick auf Diskriminierungs-Risiken besteht weiterhin teilweise Aufklärungs- und Handlungsbedarf. Im Rahmen eines langfristig auf Nachhaltigkeit angelegten, im Jahr 2021 gestarteten sog. „Diversity Boost“ Projekts wurden mittlerweile verschiedene Maßnahmen verabschiedet, die vorrangig auf die Förderung von Vielfalt ausgelegt sind und die damit als diskriminierend empfundenen Verhaltensweisen und Strukturen entgegenwirken. Konzernweit wurde eine globale Frauenquote auf Management-Ebene als eine über alle Länder hinweg qualitativ einheitliche Messgröße verabschiedet. Darüber hinaus hat sich jede Region – entsprechend den jeweiligen Perspektiven auf Rahmenbedingungen, Ausgangssituation und wichtigste Handlungsfelder – zu zwei weiteren Key Performance Indikatoren und entsprechenden regionalen Zielen bis Ende 2026 verpflichtet. Die Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele sind entsprechend vielfältig: Sie reichen von Konzerninitiativen (globale Prozessvorgaben, gesteuertes Succession Planning, Talent-Programme, etc.) bis zu lokalen Maßnahmen, die auf den jeweiligen Bereich zugeschnitten werden (z.B. ganz spezifische Schulungen unter Berücksichtigung der jeweiligen Schwerpunkte und lokalen wie kulturellen Gegebenheiten und Beispielen).
1.2. Vorrangige Risiken bei den unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD und diesbezügliche Maßnahmen
Die im Jahr 2023 durchgeführte, jährliche Analyse von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken bei den aktiven unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD aus dem Jahr 2022 ergab einen Schwerpunkt von abstrakt risikobehafteten Zulieferern aus China und Indien.Bei der konkreteren Risikobetrachtung anhand von Self-Assessment-Questionnaires und Vor-Ort-Audits wurden vereinzelt Feststellungen zur Verbesserung der menschenrechtlichen und/oder umweltbezogenen Risikolage getroffen. Die betreffenden Zulieferer werden zeitnah individuell angesprochen, um im Dialog die im Einzelfall angemessenen Maßnahmen zur Reduzierung der Risiken zu vereinbaren.
2. Erwartungen an die Beschäftigten und die Zulieferer von TÜV SÜD
Aufgrund der vorliegenden Ergebnisse der Risikoanalysen hat TÜV SÜD die folgenden menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen an die eigenen Beschäftigten und die Zulieferer:
2.1. Erwartungen im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD
TÜV SÜD erwartet von allen, die im eigenen Geschäftsbereich tätig sind, dass die Vorgaben zur Gleichbehandlung unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Alter, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität und zum Gesundheitsschutz stets eingehalten werden. Diese Vorgaben finden sich im Code of Conduct und in konzernweit geltenden Richtlinien, wie insbesondere in der Richtlinie zur Achtung der Menschenrechte im Arbeitskontext, zu Grundsätzen für Diversity & Inclusion, zu Grundsätzen für faire und gleiche Vergütung und zum globalen betrieblichen Gesundheitsmanagement. Hinweise zu etwaigen Missständen können über den TÜV SÜD Trust Channel abgegeben werden, damit Fehlverhalten unverzüglich verhindert oder beendet werden kann.
2.2. Erwartungen an die Zulieferer von TÜV SÜD
TÜV SÜD erwartet von allen Zulieferern, dass sie sich konsequent an die Standards halten, die im TÜV SÜD Supplier Code of Conduct niedergelegt wurden, und dass sie sich mit TÜV SÜD in Verbindung setzen, wenn es menschenrechtliche oder umweltbezogene Schwierigkeiten geben sollte – sei es über die Ansprechperson aus dem Konzernbereich Einkauf oder über den TÜV SÜD Trust Channel.
Die Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist seit dem Jahr 2022 ein Schwerpunktthema im konzernweiten Compliance-Management-System (CMS). Das TÜV SÜD CMS basiert auf den folgenden sieben Elementen:
3.1. Compliance-Kultur
Die Compliance-Kultur ist die Grundlage des TÜV SÜD CMS. Sie ist geprägt vom „Tone from the Top“ durch die Führungskräfte. Compliance nimmt bei TÜV SÜD eine besondere Stellung ein, denn der Konzern lebt vom Vertrauen in die Unabhängigkeit und Integrität seiner Dienstleistungen zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Zur Compliance-Kultur des TÜV SÜD gehört es, dass alle Mitarbeitenden die hohe Bedeutung von regelgerechtem Verhalten akzeptieren, achten und mittragen. Eine entsprechende Compliance-Kultur erwarten wir ebenso von unseren Zulieferern.
3.2. Compliance-Ziele
Eines der wesentlichen Ziele des TÜV SÜD CMS ist das regelkonforme Verhalten aller Mitarbeitenden von TÜV SÜD und der von uns beauftragten Dritten bei der Erbringung unserer Dienstleistungen. Im Hinblick auf die Zulieferer von TÜV SÜD ist das Ziel deren Einhaltung der im TÜV SÜD Supplier Code of Conduct niedergelegten Erwartungen. Alle Compliance-Vorwürfe werden aufgeklärt und Verstöße sanktioniert. Der TÜV SÜD verfolgt hierbei eine Null-Toleranz-Strategie.
3.3. Compliance-Risiken
Über regelmäßig durchgeführte konzernweite allgemeine Compliance- und spezifische LkSG-Risiko-Analysen identifizieren wir diejenigen Risiken, die zu Verstößen gegen einzuhaltende Regeln und damit zu einer Verfehlung der Compliance-Ziele führen könnten. Für einen global agierenden Konzern wie TÜV SÜD ist dabei die Vernetzung der verschiedenen Fachabteilungen und Regionen essenziell. Die identifizierten Risiken werden unter anderem auf Eintrittswahrscheinlichkeit und mögliche Folgen analysiert. Zusätzlich werden im Compliance-Committee, das mehrmals pro Jahr tagt und aus Führungskräften des Konzerns besteht, die Compliance-Entwicklungen im Konzern besprochen und mögliche neue Risiken evaluiert. Auf der Basis der Risikoanalysen werden Grundlagen und Maßnahmen festgelegt, die darauf ausgelegt sind, Compliance-Risiken zu reduzieren und Verstöße zu vermeiden.
3.4. Compliance-Programm
Das Compliance-Programm des TÜV SÜD verfolgt in erster Linie einen präventiven Ansatz. Potenzielle Regelverstöße sollen insbesondere durch Sensibilisierung und Aufklärung der Mitarbeitenden sowie präventiv wirkende Unternehmensprozesse bereits im Vorfeld verhindert werden. Es umfasst neben präventiven Maßnahmen jedoch auch reaktive Maßnahmen im Falle eines Compliance-Verstoßes sowie ein Hinweisgebersystem, den TÜV SÜD Trust Channel. Seit dem Jahr 2022 umfasst das Compliance-Programm auch das Schwerpunktthema Menschenrechte und mit Menschenrechten im Zusammenhang stehende Umweltschutzpflichten.
Kernstück des Compliance-Programms ist der Code of Conduct, der die konzernweit geltenden Grundregeln für Compliance bei TÜV SÜD festlegt. Der Code of Conduct enthält ein Kapitel zur Einhaltung von Menschenrechten und Umweltschutzpflichten.
Konkretisiert werden die Grundregeln aus dem Code of Conduct in konzernweit geltenden Richtlinien, die von den jeweils verantwortlichen Fachabteilungen stammen. Die konsequente Achtung der Menschenrechte im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD wird in den Richtlinien des Konzernbereichs Personal, wie bspw. der Richtlinie zur Achtung der Menschenrechte im Arbeitskontext, zu Grundsätzen für Diversity & Inclusion, zur Vereinigungsfreiheit, zum globalen betrieblichen Gesundheitsmanagement, zu Grundsätzen für faire und gleiche Vergütung und weiteren Richtlinien sichergestellt. Die mit Menschenrechten in Zusammenhang stehenden umweltbezogenen Risiken im Sinne des LkSG werden insbesondere über den Konzernbereich Real Estate und die Umweltrichtlinie abgesichert. Der Konzernbereich Einkauf stellt die Achtung der Menschenrechte in der Lieferkette sicher und hat die hierzu erforderlichen und angemessenen Maßnahmen in der Einkaufsrichtlinie, dem Einkaufshandbuch und dem Supplier Code of Conduct festgelegt.
3.5. Compliance-Organisation
Der Vorstand der TÜV SÜD AG trägt die übergeordnete Verantwortung für das TÜV SÜD CMS und den Aufbau der Compliance-Organisation. Die TÜV SÜD Compliance-Organisation besteht aus dem Global Compliance Office, angesiedelt in der TÜV SÜD AG mit globaler Steuerungsfunktion, den weltweit für alle Gesellschaften und Regionen benannten Local Compliance Officern bzw. Regional Compliance Officern sowie dem Corporate Compliance Committee, dem Risk Committee Corporate und dem Trust Channel Compliance Committee. Das Global Compliance Office besteht aus dem Chief Compliance Officer, dem Head of Corporate Compliance, den Corporate Compliance Officern, dem Global Human Rights Officer und weiteren Mitarbeitenden. Die TÜV SÜD Compliance-Organisation wird vom Chief Compliance Officer geleitet. Er berichtet direkt an den Vorstandsvorsitzenden und agiert in dieser Funktion weisungsunabhängig. Der Head of Corporate Compliance führt die TÜV SÜD Compliance-Organisation strategisch und operativ. Der Global Human Rights Officer überwacht das Risikomanagement im Hinblick auf menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten im Sinne des LkSG.
3.6. Compliance-Kommunikation
Eines der wichtigsten Elemente des TÜV SÜD CMS ist die risikoangemessene Kommunikation von Compliance-Themen. Die Kommunikation erfolgt zum einen gegenüber den Mitarbeitenden von TÜV SÜD in Form von schriftlichen Regelungen und Schulungen sowie weiteren Kommunikationsmaßnahmen, wie bspw. dem mindestens einmal pro Halbjahr von den Führungskräften zu präsentierenden Compliance Moment. Ziel der Compliance-Kommunikation ist die Information der Mitarbeitenden über relevante Compliance-Themen und Vertiefung ihrer Compliance-Kenntnisse sowie das Aufzeigen der Verantwortung der Mitarbeitenden für ihr eigenes Handeln und die Stärkung des Bewusstseins für das TÜV SÜD CMS. Änderungen oder Neufassungen von Richtlinien werden über mehrere Kanäle konzernweit bekannt gegeben. Weltweit sind alle Mitarbeitenden von TÜV SÜD verpflichtet, am jährlichen Compliance-E-Learning teilzunehmen, in dem seit dem Jahr 2022 auch eine Lernkarte zu Menschenrechten und Umweltschutzpflichten im Sinne des LkSG enthalten ist. Darüber hinaus gibt es zielgruppenorientierte Kommunikation bspw. für die Zulieferer von TÜV SÜD oder Präsenzschulungen für Mitarbeitende mit risikogeneigteren Tätigkeiten.
Neben der Kommunikation gegenüber der Belegschaft von TÜV SÜD berichtet das Global Compliance Office zum anderen einmal jährlich dem Vorstand und dem Aufsichtsrat der TÜV SÜD AG in Form eines Compliance-Reports. Der Compliance-Report beinhaltet die Compliance-Aktivitäten des vorangegangenen Jahres sowie die Compliance-Vorfälle einschließlich der getroffenen Maßnahmen. Mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen erstellt der Global Human Rights Officer zusätzlich einen Bericht über die wesentlichen Tätigkeiten im Rahmen der Überwachung des Risikomanagements zur Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten im Sinne des LkSG. Der Bericht beinhaltet insbesondere die Ergebnisse der regelmäßigen und ggf. anlassbezogenen Risikoanalysen bezüglich des eigenen Geschäftsbereichs und der Zulieferer des TÜV SÜD sowie die sich hieraus ggf. ergebenden Maßnahmen. Die Berichterstattung erfolgt gegenüber dem Vorstand der TÜV SÜD AG und gegenüber der jeweiligen Geschäftsleitung von Konzerngesellschaften, die ebenfalls in den unmittelbaren Anwendungsbereich des LkSG fallen.
3.7. Compliance-Überwachung und -Verbesserung
Zur Überprüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit erfolgt eine regelmäßige Überwachung des TÜV SÜD CMS, und zwar nicht nur durch das Global Compliance Office selbst, sondern auch durch interne und externe Stakeholder. Zu diesem Zweck werden alle relevanten Compliance-Tätigkeiten angemessen dokumentiert. Als besondere Überwachungsmaßnahme ist das systematische Compliance-Monitoring hervorzuheben. Das Compliance Monitoring basiert auf anlassbezogenen Untersuchungen, den Eingaben im TÜV SÜD Trust Channel sowie weiteren relevanten Informationen und Daten mit Compliance Bezug, wie bspw. der regelmäßigen Mitarbeiterumfrage. Zusätzlich basiert das Compliance Monitoring auf einer regelmäßigen und standardisierten Compliance Monitoring Umfrage, die sich insbesondere an die Local Compliance Officer richtet, sowie der Durchführung regelmäßiger Compliance-Audits, die vom Konzernbereich Interne Revision durchgeführt werden.
Werden im Zuge der Überwachung des TÜV SÜD CMS potenzielle Schwachstellen identifiziert oder Regelverstöße festgestellt, wird dies zum einen an die maßgeblichen Entscheidungsträger berichtet und zum anderen werden angemessene Maßnahmen zur Verbesserung des Systems ergriffen.
Zur Ermittlung und Bewertung menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD und bei den Zulieferern von TÜV SÜD führen die jeweils verantwortlichen Fachabteilungen Risikoanalysen wie nachfolgend beschrieben durch. Diese erfolgen mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen, d.h. wenn TÜV SÜD mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette rechnen muss, etwa aufgrund von neuen Projekten, Geschäftsfeldern oder relevanten Unternehmenskäufen oder wenn Meldungen von Hinweisgebenden eine veränderte Risikolage nahelegen.
4.1. Risikoanalysen bezüglich des eigenen Geschäftsbereichs von TÜV SÜD
Risikoanalysen in Bezug auf menschenrechtliche Risiken im Sinne von § 2 Abs. 2 Nr. 1-8 und 12 LkSG im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD führt der Konzernbereich Personal verantwortlich durch; die Local Compliance Officer werden dabei zur fachlichen Unterstützung hinzugezogen.
Risikoanalysen in Bezug auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im Sinne von § 2 Abs. 2 Nr. 9-11 und Abs. 3 LkSG im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD führt das Global Compliance Office verantwortlich durch; relevante Fachabteilungen wie bspw. der Konzernbereich Real Estate oder der Konzernbereich Qualitätsmanagement werden dabei zur fachlichen Unterstützung hinzugezogen.
Die Risikoanalysen im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD werden vom Global Human Rights Officer überwacht und ggf. fachlich unterstützt.
Die Durchführung der Risikoanalysen erfolgt mit Hilfe der sog. Gegenstrommethode:
„Top-Down“:Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern und Festlegung der für TÜV SÜD relevanten Risikoszenarien. Entwicklung eines risikobasierten Fragenkatalogs, in dem pro Risikoszenario abgefragt wird, i) wie die potenziellen Auswirkungen des Eintritts eines Risikos in einem realistischen Worst-Case-Szenario ohne Gegenmaßnahmen sind, ii) welche relevanten Gegenmaßnahmen bestehen und iii) wie die Eintrittswahrscheinlichkeit der Risikoszenarien unter Berücksichtigung der vorhandenen Gegenmaßnahmen ist.
„Bottom-Up“:Risikobewertung mittels Fragenkatalogs entlang von Risikoszenarien durch Mitarbeitende in Schlüsselfunktionen der TÜV SÜD Gesellschaften. Hierbei handelt es sich insbesondere um Mitarbeitende, die das Risiko potenziell beeinflussen können, wie bspw.bei umweltbezogenen Risiken im Sinne des § 2 Abs. 3 LkSG lokale QM-Beauftragte oder bei menschenrechtlichen Risiken im Sinne des§ 2 Abs. 2 Nr. 1-8 und 12 LkSG lokale HR-Beauftragte. Zusätzlich wird der Fragenkatalog von den Local Compliance Officern beantwortet, um zum einen das Vier-Augen-Prinzip zu wahren und zum anderen unterschiedliche fachliche Ansichten zu berücksichtigen.
Die Auswertung der Fragenkataloge, Gewichtung und Priorisierung der ermittelten Risiken sowie Dokumentation und Berichterstattung erfolgt durch die verantwortliche Fachabteilung. Weitere Details hierzu finden sich in der konzernweit geltenden Richtlinie zu Compliance-Risikoanalysen.
Zusätzlich zu der vorstehend beschriebenen Risikoanalyse mittels Gegenstrommethode werden alle Gesellschaften des TÜV SÜD Konzerns, an denen die TÜV SÜD AG, die TÜV SÜD Auto Service GmbH, die TÜV SÜD Industrie Service GmbH, die TÜV SÜD Product Service GmbH oder die TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH direkt oder indirekt mehrheitlich beteiligt ist oder auf welche die TÜV SÜD AG, die TÜV SÜD Auto Service GmbH, die TÜV SÜD Industrie Service GmbH, die TÜV SÜD Product Service GmbH oder die TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH auf andere Weise einen bestimmenden Einfluss ausübt, mit einem auf Künstliche Intelligenz gestützten Internet-Screening einer Softwarelösung auf potenzielle menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken überwacht. Dabei wird in Sozialen Medien, Nachrichten und über andere im Internet verfügbare Informationen auf Basis einer Schlagwortsuche rund um die Uhr geprüft, welche Meldungen es zu den einzelnen TÜV SÜD Gesellschaften gibt. Meldungen über potenzielle Risiken werden dem Global Compliance Office als sog. „Risk Alerts“ mitgeteilt. Das Global Compliance Office prüft die „Risk Alerts“ auf hinreichende Plausibilität und behandelt stichhaltige Hinweise analog dem für Mitteilungen im TÜV SÜD Trust Channel festgelegten Verfahren (vgl. nachfolgend unter Ziffer 7.).
4.2. Risikoanalysen bezüglich der unmittelbaren Zulieferer und ggf. der mittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD
Risikoanalysen in Bezug auf Zulieferer von TÜV SÜD führt der Konzernbereich Einkauf verantwortlich durch. Dies gilt nicht für Risikoanalysen in Bezug auf Zulieferer von TÜV SÜD, die auf Beschaffungsvorgänge gemäß Anlage 2 der Einkaufsrichtlinie zurückgehen und somit nicht unter der Verantwortung des Konzernbereichs Einkauf liegen (wie bspw. Versicherungsverträge oder Verträge mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern); Risikoanalysen bezüglich solcher Zulieferer führt das Global Compliance Office verantwortlich durch.
Die Risikoanalysen bezüglich aller Zulieferer von TÜV SÜD werden vom Global Human Rights Officer überwacht und ggf. fachlich unterstützt.
Ziel der Risikoanalysen ist es, weltweit menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken bei den unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD zu erkennen und die identifizierten Risiken insbesondere anhand der folgenden Kriterien zu bewerten: die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos, die typischerweise zu erwartende Schwere der Verletzung bei Eintritt des Risikos, das Einflussvermögen von TÜV SÜD auf den unmittelbaren Verursacher des Risikos oder der Verletzung und die Art des Verursachungsbeitrags von TÜV SÜD.
4.2.1. Jährliche Analyse der Risiken bei unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD
In der jährlichen Risikoanalyse wird zunächst ein Überblick über alle aktuellen unmittelbaren Zulieferer gewonnen; hiervon werden als erstes sog. Ausnahmen gemäß Anlage 2 der Einkaufsrichtlinie herausgefiltert und zur weiteren Analyse an das Global Compliance Office übergeben. Aufgrund der Vielzahl der unmittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD und unter Zugrundelegung eines angemessenen, risikobasierten Ansatzes werden im Folgenden bis auf weiteres nur solche unmittelbaren Zulieferer einer näheren Betrachtung unterzogen, bei denen TÜV SÜD aufgrund des Einkaufsvolumens einerseits ein gewisses Einflussvermögen besitzt und andererseits ein etwaiger Verursachungsbeitrag zu einer etwaigen Verletzung nicht unerheblich wäre. Auf diese Weise sollen vorrangig diejenigen Risiken identifiziert werden, bei denen der Einfluss von TÜV SÜD genutzt werden kann, um wirklich eine positive Veränderung erreichen zu können. Dieser Ansatz wird regelmäßig überprüft.
Die jährlichen Risikoanalysen werden auf folgende Weise durchgeführt:
- Unter Berücksichtigung von zahlreichen anerkannten Indizes wie bspw. dem Global Slavery Index, dem ITUC Global Rights Index oder dem EPI – Environmental Performance Index, diversen Indikatoren aus der UN SDG Datenbank, oder dem vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Juli 2020 herausgegebenen Forschungsbericht 543 wird in einem ersten Schritt herausgefunden, welche der unmittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD abstrakt einem branchenspezifischen oder länderspezifischen Risiko unterliegen. Angesichts der Vielzahl der unmittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD wird hierbei unterstützend eine Softwarelösung herangezogen.
- In einem zweiten Schritt wird diese abstrakte Betrachtung konkretisiert: Der Konzernbereich Einkauf verwendet u.a. Informationen, die in der Softwarelösung zum einen durch ein auf Künstliche Intelligenz gestütztes Internet-Screening erlangt und zum anderen durch Selbstauskünfte der Zulieferer ergänzt werden. Das Global Compliance Office führt risikoangemessene, individuelle Ermittlungen durch. In diesem zweiten Schritt werden auch die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere der Verletzung bei Eintritt des Risikos analysiert.
- In einem letzten Schritt wird über die Einkaufsvolumina das Einflussvermögen und ein etwaiger Verursachungsbeitrag von TÜV SÜD ermittelt und auf diese Weise priorisiert, bei welchen unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD zuerst mit angemessenen Maßnahmen auf die identifizierten Risiken reagiert werden muss.
Darüber hinaus werden alle Mitarbeitenden des Konzernbereichs Einkauf mindestens einmal im Jahr mittels eines Fragebogens konkret nach etwaigen Risiken bei den von den betreffenden Mitarbeitenden betreuten unmittelbaren und den ggf. bekannten mittelbaren Zulieferern befragt. Dieselbe Umfrage wird unter den Local Compliance Officern zu den Zulieferern in der jeweiligen Region durchgeführt. Die Erkenntnisse aus diesen Umfragen fließen in die jährliche Risikoanalyse ein.
Zukünftig sollen neben der Berücksichtigung der unmittelbaren Zulieferer auch die mittelbaren Zulieferer stärker in die Betrachtung der Lieferkette von TÜV SÜD einfließen. Hierzu sind unter anderem „Worker Voice“-Umfragen bei als kritisch identifizierten mittelbaren Zulieferern angedacht.
4.2.2. Dauerhafte Überwachung von Risiken bei unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD
Zusätzlich zu der vorstehend beschriebenen jährlichen Risikoanalyse werden die unmittelbaren Zulieferer mit den höchsten Risiken sowie bestimmte bedeutsame Zulieferer mit Hilfe einer Softwarelösung dauerhaft auf potenzielle menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken überwacht. Dabei wird in Sozialen Medien, Nachrichten und über andere im Internet verfügbare Informationen auf Basis einer Schlagwortsuche rund um die Uhr geprüft, welche Meldungen es zu den unmittelbaren Zulieferern gibt. Meldungen über potenzielle Risiken werden den für die betreffende Warengruppe oder Region verantwortlichen Mitarbeitenden des Konzernbereichs Einkauf sowie dem Global Human Rights Officer als sog. „Risk Alerts“ mitgeteilt. Solche Mitteilungen lösen einen im Einkaufshandbuch festgelegten Prüfprozess aus, der ggf. zu weiteren Maßnahmen führt (zu weiteren Details nachfolgend unter Ziffer 5.2. und Ziffer 6.2.).
4.2.3. Risikoanalyse bezüglich neuer unmittelbarer Zulieferer
Unabhängig von dem Vorstehenden unterzieht TÜV SÜD alle neuen unmittelbaren Zulieferer vor Aufnahme der neuen Geschäftsbeziehung einer eigenständigen Risikoanalyse entsprechend den unter Ziffer 4.2.1. beschriebenen Kriterien und Verfahren für jährliche Risikoanalysen.
4.2.4. Anlassbezogene Risikoanalysen bezüglich einzelner mittelbarer Zulieferer
Sofern TÜV SÜD substantiierte Kenntnis über tatsächliche Anhaltspunkte erhält, die eine Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht bei einem mittelbaren Zulieferer möglich erscheinen lassen, werden die vorhandenen Informationen je nach Ursprung in der Lieferkette vom Konzernbereich Einkauf bzw. bei Zulieferern im Sinne der Anlage 2 der Einkaufsrichtlinie vom Global Compliance Office unverzüglich einer ersten Verifizierung unterzogen und sodann zur Plausibilisierung risikoangemessene, individuelle Ermittlungen durchgeführt. Danach werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere der Verletzung bei Eintritt des Risikos bzw. bei einer tatsächlich eingetretenen Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht durch einen mittelbaren Zulieferer die Auswirkungen analysiert. Je nach Einflussvermögen und etwaigem Verursachungsbeitrag wird schließlich ermittelt, inwieweit mit angemessenen Maßnahmen auf die erlangten Erkenntnisse reagiert werden kann (zu weiteren Details nachfolgend unter Ziffer 5.2. und Ziffer 6.2.).
Mit den Ergebnissen einer solchen anlassbezogenen Risikoanalyse werden die Ergebnisse der regelmäßigen Risikoanalyse dahingehend überprüft, inwieweit eine Anpassung der priorisierten Risiken erfolgen muss.
4.2.5. Anlassbezogene Risikoanalysen bezüglich der gesamten Lieferkette
Sofern TÜV SÜD mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage in der Lieferkette rechnen muss, werden der Konzernbereich Einkauf und das Global Compliance Office unverzüglich eine erste Verifizierung der veränderten oder hinzutretenden Risiken anhand einer abstrakten Betrachtung der einschlägigen branchenspezifischen und länderspezifischen Risiken vornehmen und sodann konkrete, risikoangemessene Ermittlungen durchführen. Im Anschluss daran werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere der Verletzung bei Eintritt des Risikos in der Lieferkette analysiert. Je nach Einflussvermögen und etwaigem Verursachungsbeitrag wird schließlich ermittelt, inwieweit mit angemessenen Maßnahmen auf die erlangten Erkenntnisse reagiert werden kann.
Mit den Ergebnissen einer solchen anlassbezogenen Risikoanalyse werden die Ergebnisse der regelmäßigen Risikoanalyse dahingehend überprüft, inwieweit eine Anpassung der priorisierten Risiken erfolgen muss.
5.1. Präventive Maßnahmen für Risiken im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD
Präventive Maßnahmen im Hinblick auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich liegen bei TÜV SÜD in erster Linie darin, in schriftlichen Regelwerken die einschlägigen Verhaltensvorschriften festzulegen, diese konzernweit über verschiedene Wege zu kommunizieren und die Inhalte in Schulungen zu vertiefen. Weltweit sind in allen TÜV SÜD Gesellschaften und Regionen Local Compliance Officer benannt, die die Kommunikation von Compliance-Themen und Compliance-Schulungen koordinieren, mithin auch Inhalte zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten.
Kernstück dieses Regelwerks bei TÜV SÜD ist der Code of Conduct, der ein Kapitel zur Einhaltung von Menschenrechten und Umweltschutzpflichten enthält. Die Grundregeln aus dem Code of Conduct werden in konzernweit geltenden Richtlinien konkretisiert, wie bspw. der Richtlinie zur Achtung der Menschenrechte im Arbeitskontext, zu Grundsätzen für Diversity & Inclusion, zur Vereinigungsfreiheit, zum globalen betrieblichen Gesundheitsmanagement, zu Grundsätzen für faire und gleiche Vergütung sowie der Umweltrichtlinie.
Alle Mitarbeitenden von TÜV SÜD weltweit sind verpflichtet, einmal im Jahr am Compliance-E-Learning teilzunehmen. In dieser Schulung ist seit dem Jahr 2022 auch eine Lernkarte zu Menschenrechten und Umweltschutzpflichten im Sinne des LkSG enthalten, die jährlich auf Anpassungsbedarf überprüft wird. Darüber hinaus gibt es zielgruppenorientierte Kommunikation und Präsenzschulungen für Mitarbeitende mit risikogeneigteren Tätigkeiten.
Im Januar 2023 wurde der Compliance Moment mit Fokus auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken herausgegeben. Ein Compliance Moment wird allen Mitarbeitenden von ihren Führungskräften pro Halbjahr präsentiert. Auf diese Weise werden alle Mitarbeitenden weltweit für das Thema Menschenrechte und Umweltschutzpflichten über einen „Tone from the Top“ besonders sensibilisiert.
Zusätzlich zu den vorstehenden Präventionsmaßnahmen, die sich auf alle Mitarbeitenden von TÜV SÜD erstrecken, gibt es weitere risikoangemessene, zielgruppenorientierte Maßnahmen. Hierzu zählen insbesondere die vielfältigen Maßnahmen des Konzernbereichs Einkauf. Die Beschaffungsstrategie von TÜV SÜD wurde auf Nachhaltigkeit ausgerichtet; bei jeglichen Einkaufsentscheidungen wird ein besonderer Fokus auf die sozialen und ökologischen Aspekte der Nachhaltigkeit gelegt. Alle Mitarbeitenden des Konzernbereichs Einkauf werden regelmäßig zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten geschult. Die Einhaltung der im Einkaufshandbuch verbindlich niedergelegten Einkaufspraktiken wird regelmäßig überprüft.
Zudem erfolgten im Jahr 2023 die folgenden präventiven Kontrollmaßnahmen: Der Konzernbereich Interne Revision hat im ersten Halbjahr 2023 ein internes Audit mit dem Fokus auf die Überprüfung des Umsetzungsstandes der LkSG-Anforderungen durchgeführt. Dabei wurden keine negativen Abweichungen festgestellt. Im zweiten Halbjahr 2023 hat der Konzernbereich Interne Revision ein weiteres internes Audit durchgeführt, bei dem der Umsetzungsstand der LkSG-Anforderungen speziell bei den TÜV SÜD Gesellschaften überprüft wurde, die Beschaffungsvorgänge ohne direkte Einbindung des zentralen Shared Service Center Procurement erledigen. Bei diesem internen Audit wurden keine wesentlichen Abweichungen festgestellt.
5.2. Präventive Maßnahmen für Risiken bei unmittelbaren Zulieferern und ggf. mittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD
Zu den wichtigsten präventiven Maßnahmen bezüglich menschenrechtlicher und umweltbezogener Risiken bei unmittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD zählt ein konsequenter Auswahlprozess. Vor Vertragsschluss wird ein Zulieferer aus Nachhaltigkeitssicht geprüft und bewertet. Bei der Auswahl von Zulieferern achtet TÜV SÜD konsequent darauf, dass diese die Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllen.
Eine weitere wichtige Präventionsmaßnahme ist der im Jahr 2021 neu formulierte TÜV SÜD Supplier Code of Conduct; er ist der Kern des Verständnisses von TÜV SÜD zu Nachhaltigkeit und Compliance im Einkauf. In ihm sind insbesondere die menschenrechts- und umweltbezogenen Erwartungen an die unmittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD niedergelegt, verbunden mit der Aufforderung, dass diese dieselben Standards in ihrer Lieferkette angemessen adressieren. Der TÜV SÜD Supplier Code of Conduct wurde gegenüber den unmittelbaren Zulieferern u.a. per E-Mail bekannt gemacht und ist im Internet auf Deutsch sowie mittlerweile in 15 weiteren Sprachen veröffentlicht. Er ist zudem Bestandteil der Allgemeinen Einkaufsbedingungen von TÜV SÜD. Das Einkaufsvolumen bei Zulieferern, die sich vertraglich auf die Einhaltung der im TÜV SÜD Supplier Code of Conduct enthaltenen Erwartungen verpflichten, soll kontinuierlich bis zum Jahr 2026 auf 100 % gesteigert werden.
TÜV SÜD führt zudem in risikoangemessenem Umfang zusätzliche präventive Maßnahmen durch. Hierzu gehören bspw. ein Schulungsvideo speziell für Zulieferer, um das Bewusstsein für Menschenrechte und Umweltschutzpflichten bei den unmittelbaren Zulieferern zu schärfen, präventiv durchgeführte Selbstauskünfte von Zulieferern und Vor-Ort-Audits bei Zulieferern zur Beurteilung der Einhaltung der Erwartungen aus dem TÜV SÜD Supplier Code of Conduct.
Sofern TÜV SÜD substantiierte Kenntnis über tatsächliche Anhaltspunkte erhält, die eine Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht bei einem mittelbaren Zulieferer möglich erscheinen lassen und sich diese Anhaltspunkte bei der Risikoanalyse bestätigen (vgl. oben Ziffer 4.2.4.), wird die verantwortliche Fachabteilung je nach Einflussvermögen auf den Verursacher und etwaigem eigenen Verursachungsbeitrag von TÜV SÜD angemessene Präventionsmaßnahmen aus dem vorstehend beschriebenen Maßnahmenkatalog ergreifen. Zusätzlich wird TÜV SÜD die hieraus gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um die vorliegende Grundsatzerklärung auf etwaigen Anpassungsbedarf zu überprüfen.
5.3. Überprüfung der Wirksamkeit von präventiven Maßnahmen
Alle Regelwerke, die konzernweit für alle bei TÜV SÜD Beschäftigten gelten, sowie diejenigen, die TÜV SÜD mit Zulieferern und Dritten verbindlich vereinbart, werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und etwaigen Anpassungsbedarf hin überprüft. Dasselbe gilt für die übrigen vorstehend beschriebenen Präventionsmaßnahmen. Dies erfolgt mindestens einmal im Jahr anhand der Ergebnisse der jährlichen Risikoanalysen sowie anlassbezogen, d.h. wenn TÜV SÜD mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette rechnen muss, etwa aufgrund von neuen Projekten, Geschäftsfeldern oder relevanten Unternehmenskäufen oder wenn Meldungen von Hinweisgebenden eine veränderte Risikolage nahelegen.
Bei der regelmäßigen Überprüfung des TÜV SÜD Supplier Code of Conduct hat sich ein gewisses Weiterentwicklungspotential ergeben. Die nächste Überarbeitung und Veröffentlichung erfolgen im ersten Quartal 2024.
6.1. Abhilfemaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD
Sollte sich herausstellen, dass die Verletzung einer menschenrechtlichen oder einer umweltbezogenen Pflicht im eigenen Geschäftsbereich von TÜV SÜD unmittelbar bevorsteht oder bereits eingetreten ist, wird TÜV SÜD unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen, um die Verletzung zu verhindern oder zu beenden. TÜV SÜD verfolgt dabei eine Null-Toleranz-Strategie.
Die Art der zu ergreifenden Maßnahmen hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, wie bspw. der Art und der Schwere der drohenden oder eingetretenen Pflichtverletzung. Je nach den Umständen des Einzelfalls werden disziplinarische Maßnahmen verhängt, gegebenenfalls werden auch straf- oder zivilrechtliche Schritte eingeleitet. Arbeitsrechtliche Maßnahmen können, abhängig vom jeweils anwendbaren Arbeitsrecht, von der Ermahnung, über die Abmahnung bis zur fristgerechten oder fristlosen Kündigung reichen. In Betracht kommen außerdem die Pflicht zur Teilnahme an besonderen Schulungen, einvernehmliche Änderungen des Arbeitsvertrages sowie Versetzungen. Weitere Details hierzu finden sich in der konzernweit geltenden Richtlinie zu Compliance Hinweisen, Untersuchungen und Sanktionierung.
6.2. Abhilfemaßnahmen bei unmittelbaren Zulieferern und ggf. mittelbaren Zulieferern von TÜV SÜD
Sobald TÜV SÜD davon Kenntnis erlangt, dass die Verletzung einer menschenrechtlichen oder einer umweltbezogenen Pflicht bei einem unmittelbaren Zulieferer von TÜV SÜD unmittelbar bevorsteht oder bereits eingetreten ist, wird TÜV SÜD unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergreifen, um die Verletzung zu verhindern, zu beenden oder das Ausmaß der Verletzung zu minimieren.
Welche Maßnahme im Einzelfall angemessen ist, bemisst sich anhand verschiedener Umstände, wie bspw. der Art und der Schwere der drohenden oder eingetretenen Pflichtverletzung ebenso wie dem jeweiligen Einflussvermögen und einem etwaigen Verursachungsbeitrag von TÜV SÜD. Je nach den Umständen des Einzelfalls kommen die folgenden Maßnahmen in Betracht: Zunächst soll in Kooperation mit dem betreffenden Zulieferer und ggf. relevanten Stakeholdern versucht werden, eine gemeinschaftliche Lösung zu entwickeln, bei der TÜV SÜD auch mit seiner langjährigen Erfahrung und Expertise im Hinblick auf den Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern vor technischen Risiken unterstützen kann. Sofern die Pflichtverletzung nicht in absehbarer Zeit beendet werden kann, soll der Zulieferer ein konkretes Konzept zur Beendigung oder Minimierung erstellen, bei dem TÜV SÜD ggf. behilflich sein kann. Die Umsetzung eines solchen Konzepts innerhalb des festgelegten Zeitplans wird von TÜV SÜD überprüft. TÜV SÜD wird zudem stets prüfen, ob ein Zusammenschluss mit anderen Unternehmen, etwa im Rahmen von Brancheninitiativen, zielführend ist, um die Einflussmöglichkeiten auf den Verursacher der Pflichtverletzung zu erhöhen. Als weitere Maßnahmen kommen die temporäre Aussetzung der Lieferbeziehung und als ultima ratio auch die Beendigung der Geschäftsbeziehung in Betracht.
Sofern TÜV SÜD substantiierte Kenntnis über tatsächliche Anhaltspunkte erhält, die eine Verletzung einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflicht bei einem mittelbaren Zulieferer möglich erscheinen lassen und sich diese Anhaltspunkte bei der Risikoanalyse bestätigen (vgl. oben Ziffer 4.2.4.), wird je nach Einflussvermögen auf den Verursacher und etwaigem eigenen Verursachungsbeitrag von TÜV SÜD die verantwortliche Fachabteilung angemessene Abhilfemaßnahmen aus dem vorstehend beschriebenen Maßnahmenkatalog ergreifen.
6.3. Überprüfung der Wirksamkeit von Abhilfemaßnahmen
Alle Regelwerke, die konzernweit für alle bei TÜV SÜD Beschäftigten gelten, sowie diejenigen, die TÜV SÜD mit Zulieferern und Dritten verbindlich vereinbart, werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und etwaigen Anpassungsbedarf hin überprüft. Dasselbe gilt für die vorstehend beschriebenen Abhilfemaßnahmen. Dies erfolgt mindestens einmal im Jahr anhand der Ergebnisse der jährlichen Risikoanalysen sowie anlassbezogen, d.h. wenn TÜV SÜD mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette rechnen muss, etwa aufgrund von neuen Projekten, Geschäftsfeldern oder relevanten Unternehmenskäufen oder wenn Meldungen von Hinweisgebenden eine veränderte Risikolage nahelegen.
Für Beschwerden oder Hinweise in Bezug auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten steht der TÜV SÜD Trust Channel zur Verfügung.
Der TÜV SÜD Trust Channel ist ein geschützter Weg, der weltweit und rund um die Uhr allen Mitarbeitenden von TÜV SÜD sowie allen Kunden, Zulieferern und sonstigen Dritten offensteht, um Bedenken über Verdachtsfälle oder Verstöße vertraulich und auf Wunsch auch anonym zu melden. Hinweisgebende haben dort die Möglichkeit, ihre Kontaktdaten anzugeben oder ein geschütztes elektronisches Postfach einzurichten, über das sie mit dem Global Compliance Office anonym und vertraulich kommunizieren können. Beim TÜV SÜD Trust Channel handelt es sich um ein internetbasiertes Hinweisgebersystem, das in den für die geschäftliche Tätigkeit von TÜV SÜD relevanten 19 Sprachen zur Verfügung steht und von einem Drittanbieter technisch verwaltet wird. Alle gemeldeten Inhalte werden ausschließlich von Mitarbeitenden von TÜV SÜD bearbeitet. Alle in einer Meldung eines Hinweisgebenden enthaltenen Daten werden auf sicheren Servern in Deutschland aufbewahrt. Weitere Informationen zum Hinweisgebersystem sind auf der Internetseite des TÜV SÜD Trust Channel auf einem sicheren Server verfügbar; der TÜV SÜD Trust Channel ist zudem auf der Internetseite und im Intranet von TÜV SÜD verlinkt und wird regelmäßig über unterschiedliche Kommunikationsmittel beworben.
Mitarbeitende, die nach bestem Wissen und in gutem Glauben Hinweise melden, dürfen bei TÜV SÜD in keiner Weise benachteiligt werden. TÜV SÜD erkennt zugleich die Bedeutung des Schutzes derjenigen Personen an, gegen die sich ein Hinweis richtet. Weder diese Personen noch Hinweisgebende dürfen vorschnell kompromittiert werden.
Die Compliance-Organisation ermittelt alle eingehenden Hinweise lokal, regional oder global, falls notwendig auch unter Beteiligung des Konzernbereichs Interne Revision. Sämtliche Hinweise werden dabei vertraulich behandelt und nur an diejenigen Personen weitergeleitet, die im Rahmen der Untersuchung oder der anschließenden Ergreifung von Maßnahmen Kenntnis haben müssen („Need-to-know-Prinzip“). Bei jeder Ermittlungsmaßnahme wird der Schutz des Hinweisgebenden und des Betroffenen gewährleistet.
Sofern der Hinweisgebende eine Kontaktmöglichkeit mitgeteilt oder eingerichtet hat, erhält diese Person spätestens sieben Tage nach Abgabe eines Hinweises eine Eingangsbestätigung. Spätestens drei Monate nach Versand der Eingangsbestätigung informiert der für den Fall zuständige Compliance Officer den Hinweisgebenden über geplante und ggf. bereits ergriffene Maßnahmen und die Gründe hierfür, sofern durch diese Information die Untersuchung oder Betroffene nicht beeinträchtigt werden.
Sollte sich ein Hinweis bestätigen, werden angemessene disziplinarische Maßnahmen verhängt, gegebenenfalls werden auch straf- oder zivilrechtliche Schritte eingeleitet. TÜV SÜD verfolgt dabei eine Null-Toleranz-Strategie. Die maßgeblichen Entscheidungsträger werden regelmäßig über die aufgrund eines Hinweises bestätigten menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken sowie Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten informiert. Um zukünftigen Risiken und Verletzungen präventiv zu begegnen, werden in bestätigten Fällen angemessene Maßnahmen ergriffen, wie bspw. Prozessänderungen, Kommunikationsmaßnahmen und zielgruppenorientierte Schulungen.
Weitere Details hierzu finden sich in der konzernweit geltenden Richtlinie zu Compliance Hinweisen, Untersuchungen und Sanktionierung. Wie alle Regelwerke, die konzernweit für alle bei TÜV SÜD Beschäftigten gelten, wird auch diese Richtlinie regelmäßig auf ihre Wirksamkeit und etwaigen Anpassungsbedarf hin überprüft. Dasselbe gilt für die übrigen vorstehend beschriebenen Verfahrensweisen. Dies erfolgt mindestens einmal im Jahr anhand der Ergebnisse der jährlichen Risikoanalysen sowie anlassbezogen, d.h. wenn TÜV SÜD mit einer wesentlich veränderten oder wesentlich erweiterten Risikolage im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette rechnen muss, etwa aufgrund von neuen Projekten, Geschäftsfeldern oder relevanten Unternehmenskäufen oder wenn Meldungen von Hinweisgebenden eine veränderte Risikolage nahelegen.
Die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gemäß § 3 LkSG wird durch die in den vorstehenden Ziffern 3.-7. genannten jeweils verantwortlichen Fachabteilungen fortlaufend dokumentiert. Die Dokumentation wird ab dem Datum der Erstellung mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt. Der Global Human Rights Officer überwacht die Einhaltung der Dokumentationspflichten der jeweils verantwortlichen Fachabteilungen und leistet ggf. fachliche Unterstützung.
Die TÜV SÜD AG, die TÜV SÜD Auto Service GmbH und die TÜV SÜD Industrie Service GmbH werden spätestens zum 30.04.2024 erstmals einen Bericht gemäß § 10 Abs. 2 LkSG über die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gemäß § 3 LkSG im Geschäftsjahr 2023 erstellen und auf der konzernweit einheitlichen Internetseite von TÜV SÜD für einen Zeitraum von sieben Jahren kostenfrei öffentlich zugänglich machen. Der Global Human Rights Officer koordiniert und überwacht die Beantwortung der Fragen durch die in den vorstehenden Ziffern 3.-7. genannten jeweils verantwortlichen Fachabteilungen und leistet ggf. fachliche Unterstützung.
Der jährliche Bericht gemäß § 10 Abs. 2 LkSG über die Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten findet Sie hier.
Im Dezember 2023:
TÜV SÜD AG
Der Vorstand
Dr. Johannes Bußmann Prof. Dr. Matthias J. Rapp Ishan Palit
TÜV SÜD Auto Service GmbH
Die Geschäftsführer
Patrick Fruth Stephan Jacoby Axel Bischopink
TÜV SÜD Industrie Service GmbH
Die Geschäftsführer
Ferdinand Neuwieser Thomas Kainz Simon Kellerer Paula Pias Peleteiro
TÜV SÜD Product Service GmbH
Die Geschäftsführer
Walter Reithmaier Patrick van Welij
TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH
Die Geschäftsführer
Henning Stricker Thomas Walkenhorst
